Ofrecimiento: Es la intención de donación realizada por una entidad privada, publica- nacional o internacional la cual se somete a autorización del Comité de donaciones.

Autorización (Viabilidad inicial): Es la autorización que da el Comité de donaciones para las donaciones, previa verificación de la necesidad, la cantidad, la capacidad instalada para recibirla y el tipo de elementos a donar.

Comité de donaciones: Instancia responsable de la autorización para el recibo de las donaciones. Dicho comité está conformado por El consejo de administración, un representante del nodo, con el fin de evaluar los beneficios, la utilidad, pertinencia, y estado de los elementos donados y serán los responsables de la recepción, almacenamiento, distribución y entrega.

Donación: La donación entre vivos es un acto por el cual una persona transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra persona que la acepta.

Donantes: Personas naturales y jurídicas de derecho público y privado, de carácter nacional o internacional, que entregan dinero o bienes en especie, en calidad de donación a la entidad.

Programación de entregas: Se establece en el formato de recibo y entrega de donaciones las fechas de entrega de dentro de un periodo de tiempo determinado. Debe contener cantidades, puntos de entrega, ciudad, responsable de la recepción de los bienes, entre otros.

Revisión de requisitos: Si el donante es privado se revisarán los antecedentes o inhabilidades en la Contraloría, Procuraduría, lista Clinton, así como los antecedentes judiciales del representante legal en la Policía Nacional y demás herramientas de verificación de antecedentes para la prevención del lavado de activos. Si es público se verificará la procedencia y los requisitos legales que correspondan a cada entidad. En el caso de donantes internacionales se tendrán en cuenta los antecedentes de la lista Clinton.

Todas las donaciones recibidas por la entidad deberán dar cumplimiento estricto a lo establecido en el presente procedimiento.

Antes de recibir las donaciones se deberá contar con la autorización del Comité de Donaciones, en los casos que se considere debe darse respuesta inmediata y el Comité no alcance a sesionar el comité podrá tener un designado para atender estos casos puntuales teniendo en cuenta este procedimiento.

Se desarrollará la verificación de la legalidad de la donación, por medio de la aplicación de los instrumentos de verificación desarrollados por el comité para tal fin.

En primer lugar, se realizará el ofrecimiento, el cual podrá suscribirse por cualquier persona con intención de donación y se llevará ante la dirección de la entidad, elementos que avaluará la dirección.
Se debe aportar la aceptación de la ley habeas data, identificación y la titularidad de los recursos a recibir en donación.

Una vez se obtiene el aval por parte de la dirección, la administración procederá a aplicar los instrumentos y los documentos requeridos como soporte, contemplados en la presente política con el fin de verificar el impacto de la donación en la entidad, la armonía con el objeto social y los beneficiarios de la donación. Estos instrumentos deberán ser diligenciados por el área administrativa y avalados por la dirección.

El formato de solicitud de autorización de donación debe ser presentado adjuntando los siguientes documentos:

• Donantes privados: Formato de ofrecimiento de donación, listado de relación de inventario indicando cantidades valores y facturas de compra cuando aplique, RUT y formato del aval de la intención de donación, y documentos de antecedentes según aplique. Para personas naturales deberá adjuntarse copia de cedula y documentos de antecedentes según aplique.
• Donantes oficiales: Formato de ofrecimiento de donación, listado de relación de inventario indicando cantidades valores y facturas de compra cuando aplique, RUT y formato del aval de la intención de donación, y documentos de antecedentes según aplique.

La inmediatez de la respuesta a la donación está determinada por el tipo de donante y los acuerdos a los que se haya llegado con el mismo.
Para llevarse a cabo el proceso los documentos recaudados serán presentados ante el comité para la respectiva autorización de la donación.

Debido al compromiso adquirido por Colombia en el cumplimiento de convenciones en la lucha contra el crimen organizado trasnacional, la entidad consolida una política que promueve el cumplimiento de la lucha en la erradicación de la explotación sexual comercial y la trata de personas, el tráfico de migrantes, extorsión entre otras conductas delictivas, estableciendo la presente política en compromiso como organización de la sociedad civil para prevenir la recepción, utilización o lavado de activos.

Se presentará el ofrecimiento, el cual podrá suscribirse por cualquier persona con intención de donación y se llevará ante la dirección de la entidad, elementos que avaluará la dirección.

Se debe aportar la aceptación de la ley habeas data, el certificado de origen de los recursos, con la identificación y la titularidad de la cuenta origen de los recursos.

En caso de ser montos superiores a dos salarios mínimos vigentes, por parte de personas naturales, el equipo administrativo realizará la solicitud de la copia de cédula y documentos de antecedentes (antecedentes Policía, Contraloría y Procuraduría).
Cuando los donativos sean mayores a dos salarios mínimos vigentes, con aportes de una persona jurídica, se procederá a solicitar Rut, cámara de comercio, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal; en cuyo caso se procederá a corroborar los antecedentes de representantes, socios y accionistas, en la lista OFAC (Clinton) consultando en el siguiente link https://sanctionssearch.ofac.treas.gov/.

Posterior a dicha evaluación, en caso de aparecer reportado, el representante legal o alguno del cuerpo directivo de la empresa donante, la entidad dará como no aceptada la donación, situación que deberá ser puesta en conocimiento del comité de donaciones.Así también, la entidad en representación del comité prescindirá de recibir las donaciones en caso de dudar sobre el origen de los recursos, siempre en miras a no promocionar o permitir la movilidad de recursos.